如何快速提升企业管理【如何快速提升项目管理和团队效率】

越来越多的管理者认识到,企业的可持续发展意味着团队需要更高效的合作,提高工作效率是“持续优化”、降低开发成本和浪费的唯一有效途径。

以下五个步骤是通过研究苹果、麦肯锡以及众多以效率著称的优秀团队和企业,根据他们的工作管理方法和效果(以及我们团队的实际工作经验)总结出来的。希望对你有帮助和启发。

如何快速提升项目管理和团队效率?

01明确项目信息(或企业发展战略)

项目协作和管理有时就像开会一样。

会前确认会议时间、主持人、参会人员、会议流程、讨论内容、达成目标的评价方式;

(比如提出三个有效的实施方案,对人负责;更新演讲稿,确保人人知晓,并建立每周反馈跟进文档,优化效果);

会议期间将电话静音,主持人协调发言顺序,确保会议围绕讨论话题进行。当然,如果是连续的后续会议,也需要在这次会议中确定下周的讨论内容和会议时间。

这种会议效率高,节省时间和成本。

同样,高效的项目管理和协作也需要在启动前明确项目动机、项目负责人、参与者及其角色、沟通和反馈机制(包括固定反馈时间和紧急反馈机制)、项目周期、潜在风险评估和相应的解决方案。

当确保每个项目参与者都知道项目周期、目标和其他信息时,他们可以执行自己的任务,并更好地与其他团队成员协作,共同促进项目的完成。

不会出现应该人为控制的不良情况,将被动风险导致项目损失或过早死亡的概率降到最低。

如何快速提升项目管理和团队效率?

02情绪沟通能力

作为企业或项目的负责人,拥有良好的整体管理能力和知人用人的能力真的很重要。但除此之外,你还需要一些情绪感知和引导沟通技巧。

一个企业或团队会因为组织的内部阻力而降低25%的生产力,这种现象往往出现在团队或项目的成长阶段。

这时,负责人必须站出来判断冲突的性质(建设性还是破坏性)。

建设性冲突通常会起到积极的作用,有助于促进工作。需要负责人了解根本原因,坦诚讨论,正确引导和解决。

而破坏性的冲突往往需要情绪来管理,在冲突双方情绪稳定后通过协商解决。如果对团队凝聚力有影响,需要建立惩罚机制,稳定和安抚其他成员的情绪。

世界上没有零冲突的企业或团队,但是一个优秀的企业或项目负责人能够引导和提高团队协作,积极沟通和解决冲突,不断学习建立“发现-解决-反馈回避”的闭环机制,能够更好地促进团队的成长和协作。

日本高级人力资源管理大师Ihe Taidai曾结合麦肯锡的实际案例说过,及时的沟通肯定和情绪引导,可以降低团队成员产生负面情绪的概率,激发员工的责任感和自我认同感,提高团队内部的合作率。

(情感沟通的方式也是我们这次捐书的内容之一。获取方式见文末。)

03谨记持续对项目「管理」进行优化

在项目实施中,需要管理风险,如需求变化、人力资源变化等;有必要从全球的角度来考虑这个问题。如果有必要,可以先“减少需求”来保证“在线”,因为后续迭代还会继续。还需要优化项目中间的流程和反馈机制,以保证项目的持续进展。

这里以“持续优化”为中心,先优化哪些模块,如何优化要根据实际情况来判断。

我们曾经在国内知名海外企业家的平台上分享过一个提高招聘效率的案例。——招聘是企业发展的重要问题之一,也是一个“工程”。

一方面,招聘“项目”的优化可以显著提高效率,减少时间浪费;另一方面,在短暂而直接的招聘过程中,可以大大提升应聘者的体验,这无疑是对企业的另一种宣传,也可以为后来的企业发展储存良好的品牌口碑。

另外,这里简单介绍两个有助于项目管理的模型:瀑布模型和敏捷模型(当然还有其他的,不过这两个模型更常用)。模型的合理使用可以帮助企业或团队记录和解决项目和开发中存在的问题,从而达到促进优质高效完成的目的。

瀑布式主要特点是根据项目的工作内容进行阶段分段。

如需求分析、概要设计、详细设计、内部代码开发、功能测试、发布和上线等。每一个阶段都是线性推进的,也就是在前一个阶段基本完成之后才推进到下一个阶段。这里的项目周期是所有阶段的总和。

另一种模式是敏捷,也就是我们常说的快速迭代,小步快跑。敏捷的关键点是迭代和并行。

在敏捷中,将产品功能划分成足够小的单元,同时进行推广,可以大大降低时间周期风险。因为即使一个单元延迟了,其他单元也可以先上线(当然这些单元可以独立拆分上线,逻辑严密的话要慎重),实现了快速迭代,从另一个角度帮助降低了项目延迟的风险。

04选用适合的工具事半功倍

有这么多项目管理和协作平台和工具,你在用哪一个?

虽然唯一可以确定的是没有最好的协作工具,但一定有最适合你的。

许多团队都使用协作工具,如Tower、QUIP、石墨文档、Trello和Teambition。对于咨询公司或营销团队,也有Airtable等数据排序工具。这些工具各有侧重和特点,有的适合在线协作,有的适合项目管理。

现在,定制工具和系统已经逐渐成为许多企业和团队的首选,如定制CRM、监控系统、在线协作系统、大数据平台等。

通过为协作和管理系统提供技术解决方案,我们帮助数百家企业降低了管理成本,团队效率平均提高了40%,直接或间接促进了营销绩效和市场份额的增长。

对于非咨询型企业,协作系统或工具需要适合其特定的业务流程。

例如:

电子商务需要结合订单管理、会员管理和财务系统,物理行业需要增加现场协作功能,新能源行业的协作系统需要增加实时数据监控和预警模块。

05注重透明度,鼓励知识共享

领导力、沟通、明确的目标和使用合适的协作工具可以大大提高团队协作的效率。但还有一个经常被忽视的“透明度”。

透明度的提升来自团队公平下利益相关者的反馈。它的推广可以帮助团队成员对项目和企业发展有更立体的了解,让他们看到自己的个人贡献,让团队更有动力和动力。

知识共享是实现团队透明的途径之一。关注企业和项目管理可以帮助广泛吸收意见(尤其是R&D团队的观点),从而避免项目和企业发展中的陷阱和挫折。

很多大企业都有各种分享会,中小企业和团队在构建自己的企业文化和团队凝聚力时,往往会加入知识分享的方式。

当然,这里的知识分享不限于管理和职业,可以是个人爱好和兴趣等。这也是团队激励和凝聚力增长的一个特别好的方法。

如何快速提升项目管理和团队效率?

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